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浅谈高校实物档案的收集、整理及利用

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陈文瑶 ¹ , 王雅静 ¹ , 周志华 ² , 刘方瑜 ³

包钢科技 | 其他 2023,49(2): 92-94

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包钢科技 | 其他 2023, 49(2): 92-94

浅谈高校实物档案的收集、整理及利用

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陈文瑶¹, 王雅静¹, 周志华², 刘方瑜³

作者信息

¹ 内蒙古科技大学档案馆,内蒙古包头 014010

² 内蒙古科技大学教务处,内蒙古包头 014010

³ 内蒙古中核实业有限公司核工业二〇八大队,内蒙古包头 014010

陈文瑶(1970-),女,内蒙古包头市人,副研究馆员,现从事档案管理研究工作。

Brief Introduction on Collection, Arrangement and Utilization of Physical Archives in Colleges and Universities

Wen-yao Chen¹, Ya-jing Wang¹, Zhi-hua Zhou², Fang-yu Liu³

Affiliations

¹ Archives Center of Inner Mongolia University of Science and Technology, Baotou 014010, Inner Mongolia Autonomous Region, China

² Academic Affairs Office of Inner Mongolia University of Science and Technology, Baotou 014010, Inner Mongolia Autonomous Region, China

³ Inner Mongolia Nuclear Industry 208 Brigade of China Nuclear Industry Co. , Ltd. , Baotou 014010, Inner Mongolia Autonomous Region, China

出版时间: 2023-04-25

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摘要

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实物档案是指学校各项工作活动和对外交流过程中形成的对学校有重要保存意义和收藏价值的实物形式档案。它是高校档案的重要组成部分和文书档案的重要补充。它浓缩了学校发展的精华,是学校历史发展的有力凭证,是广大师生实践经验和智慧的结晶。实物档案具有相对明显的特征,区别于传统的档案,实物档案具有重要的意义和价值。从高校实物档案管理的工作经验出发,分析了高校实物档案现状,从高校实物档案的收集、整理、利用几方面论述高校实物档案的管理,并对高校实物档案提出展望。

关键词

实物档案 / 收集 / 整理 / 利用

Abstract

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The physical archives are archives in physical forms with important preservation significance and collection value formed in various work activities and outside communications of colleges and universities. They are the important components of archives and important supplement to documentary archives of colleges and universities. They concentrate the essence of school development as well as they are the powerful proof of historical development of colleges and universities and the crystallization of practical experiences and wisdom for teachers and students. They are with relatively obvious characteristics and are different from the traditional archives so that they are with important significances and values. In this paper, the current situation of physical archives in colleges and universities is analyzed starting from the work experiences of managing them as well as the management of them is discussed from such aspects as collection, arrangement and utilization of them. Moreover, their outlook is proposed.

Key words

physical archive / collection / arrangement / utilization

引用本文

陈文瑶, 王雅静, 周志华, 刘方瑜. 浅谈高校实物档案的收集、整理及利用. 包钢科技, 2023 , 49 (2) : 92 -94 .

Wen-yao Chen, Ya-jing Wang, Zhi-hua Zhou, Fang-yu Liu. Brief Introduction on Collection, Arrangement and Utilization of Physical Archives in Colleges and Universities[J]. Science & Technology of Baotou Steel, 2023 , 49 (2) : 92 -94 .

正文

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档案是一种历史纪录,通过具体的内容来反映特定机关或个人活动的历史记录,用于保存和传承过去的经验和知识。档案的重要性在于它们提供了对过去事件和行动的准确记录,具有很高的参考价值。档案的管理和保护也是一项重要工作,以确保其完整性和可靠性。档案馆是一个重要的机构,它的主要职责是永久保存和保护档案资料。同时,档案馆也是进行科学研究和各种工作利用档案史料的中心。档案馆确保这些重要的历史资料不会被遗失或损坏,为后人提供了宝贵的研究和学习资源。同时,档案馆也为各行各业的人们提供了便利,他们可以通过档案馆获取所需的信息和资料,支持他们的工作和研究。馆藏档案是一种宝贵的资源,它们记录了丰富的信息。为了充分发挥档案的文化教育功能,我们通过各种不同形式的活动和载体来利用这些资源。

学校的实物档案是指在学校进行各种工作活动和与外界进行交流的过程中所产生的具有重要保存价值和收藏意义的实物形式的档案。这些档案可以包括各种文件、纸质资料、照片、录音带、录像带等。实物档案的保存对于学校的发展和历史研究具有重要意义,它们记录了学校的成长历程、教育教学活动、学生的学习生活以及学校与社会的交流合作等方面的信息^[1]。

1 高校实物档案现状

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目前,各高校均设有档案管理机构,但档案意识较为薄弱。尤其是对于实物档案,因为其较为特殊的特性,导致实物档案的收集、管理等方面仍存在许多问题。

(1)实物档案的鉴定和收集制度不完善。高等院校由于其机构庞大,部门众多,所以,实物档案的来源十分分散,且高校中档案意识较为薄弱,没有固定的实物档案收集专员,实物档案的处置十分随意。这会导致许多具有重要参考价值和重要意义的实物档案被遗弃、丢失或被个人保管。

(2)实物档案的保管设施不够完善。许多高校档案库房用房紧张,对实物档案的投入不足,设施简陋,缺乏足够面积的专业实物档案库房和专用装具。

(3)实物档案管理不规范。由于高校实物档案的多样性,在收集实物档案的过程中,常出现不同种类的实物档案混合摆放,保管较为随意,文字标识不清晰,致使出现信息难以确认、难以利用等现象^[2]。

2 高校实物档案的收集

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目前,高校档案馆内所收藏的实物档案数量有限,种类也相对较少,无法充分展现高校的历史和发展。因此,需要进一步增加实物档案的数量和种类,以及改进展示方式,使档案馆能够更好地展示高校的发展历程和特色。学校对保存实物档案意识薄弱,管理力度不够,归档范围不明确等问题。为了确保学校纵向时间发展上的实物档案能够有连贯性,我们需要将它们较好连接在一起。这样就必将要加大实物档案的收集力度,明确实物档案的归档范围,同时应根据不同情况加以确定。如在实物档案的“获奖类”中,应细化获奖收取类型,制定相应的标准;印章类的则要逢章必收,避免给学校造成不可估量的损失;对于“题辞、书画、礼品、展品、收藏品”等其他的实物档案,则根据具体情况分别进行不同处理。下面通过历史实物档案的征集和日常实物档案的收集两方面来谈。

2.1 历史实物档案的征集

学校经历了六十多年的发展,历史悠久,形成了一些有价值的历史档案,但由于没有及时归档,造成流失,所以征集历史实物档案能有效地填补实物档案的空白,丰富校史馆展陈内容。档案馆工作人员改变以往的工作方式,由“坐等上门”改为“走出去”,走到学校各部门、各学院广泛地征集各类图片和实物资料,如:我校老教师编著的教材、讲义、笔记、教案及类似这样的材料;反映学校各时期的老照片和图文资料(如:学生生活、课堂教学、实习、军训等);有学校各时期标识的教具、办公家具、仪器设备及其他老物件(旧物件);有学校标识的实习工装、运动员队服等。

2.2 日常实物档案的收集

高等院校的实物档案是指学校在教学、科研、管理、对外交流以及重大活动中所产生的各种具有纪念意义和保存价值的物品。这些物品包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、礼品、印信、字画以及收到的贺信、贺电等等^[3]。这些物品不仅可以记录学校的发展历程,还能够展示学校的荣誉和成就。因此,学校会将这些实物档案进行保存,以便后人了解学校的历史和发展。同时,这些实物档案也具有一定的文化和艺术价值,对于学校的文化传承和形象建设也起到了积极的作用。虽然对于实物档案的定义一直存在争议,有人认为实物档案并不完全符合传统档案的定义,但在实际管理中已经设置了实物档案这一类目,纳入了日常归档的范围,明确其归档范围。实物档案与其他类型的档案有所不同,它的归档时间不应受限于每年的常规做法,而应该是随时归档。

3 高校实物档案的整理

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3.1 实物档案的分类编号

根据档案管理办法,学校档案分为十二个大类,主要包括党群工作类档案、行政管理类档案、教学类档案、科学研究类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、产品生产类档案、出版类档案、外事类档案、财会类档案、声像载体类档案和业务考绩类档案,实物类档案为辅类。实物档案的特点是以实物作为主要信息载体,其中包含了丰富的历史、文化、科技等价值。与纸质档案相比,实物档案更加直观、具体,能够提供更多的实际感受和体验。实物档案的内容构成丰富多样,这些实物不仅具有自身的功能和用途,还承载着特定的历史背景和文化意义^[4]。因此,实物档案编号采用“年度号+实物分类号+保管单位号”依次编号的方法,如:0000 (年度)-SW(实物)10(字画)-08(保管单位号)。

3.2 实物档案的编制整理说明

实物档案归档完成后,应附有相对的整理说明。整理说明的内容主要包括实物档案的来源、数量和相应的事件,同时还要有实物档案整理的方法、时间、整理人员名单等。将整理说明附在实物手工目录之后,并留存电子版。

3.3 实物档案的“双轨制”归档

有些获奖类的荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗和校友捐赠的礼品、印信、字画等都由学校相关的学院部门自己保存,他们通过设置荣誉墙、荣誉柜来加以展示,不愿意交到档案馆。为解决这一问题,探索改革实物档案管理模式,提出“双轨制”归档理念,即实物留存原地,档案馆保存相应的实物照片。档案工作人员将此实物档案拍照,能够客观地反映出实物档案的真实面貌,将照片和实物档案进行匹配,统一按照实物档案分类编号和编制整理说明归档,同时标注此实物存放地。

4 高校实物档案的利用

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实物档案的主要用途为展览和编研。

(1)实物档案作为陈列展览。校史馆展览是实物档案作为展览物品的主要途径。高校校史馆能够直观生动地展现学校办学历程和辉煌成就,是宣传学校风采、体现校园文化的重要场所,是一所高校的文化地标。校史馆中实物陈列是必不可少的,实物档案在此就发挥着重要的作用^[5]。

(2)实物档案具有时代特色和空间特点,其色彩、形状和外观能够直观、真实地反映出学校的历史和发展过程。除陈列展览,还可发挥实物档案照片管理系统的功能,利用信息技术和多媒体技术,建设网上虚拟校史博物馆,在校园网、微信、学校公众号等媒体上展示实物档案,很大程度上拓宽了利用途径,充分发挥实物档案所承载的怀旧情感和元素,提升学校文化底蕴和学校感知度^[6]。

(3)实物档案编研功能。实物档案是高校档案编研的重要用途。每一个实物档案后面都有一个记忆,每个记忆都承载着学校的历史,实物档案背后的关联和联系往往是错综复杂的、不明显的。但通过实物档案的编研能够挖掘其背后的信息,使其拥有更好的展示能力和价值的最大化。

5 结束语

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实物档案是学校档案的瑰宝,是办学传统的结晶。它真实而形象地记录了学校创建、变迁、发展的历史进程,具有直观性和多样性的特点。实物档案的保管和维护是利用的基础条件,因此加强实物档案的处理、收集和管理是十分必要的。只有将实物档案的管理制度明确,管理方法细化,管理手段合适,才会使得实物档案发挥出自己该有的价值。总之,对于实物档案,需要提高所有人的管理意识和保护意识,提高实物档案的收容条件,使实物档案能够在学校发展和建设中发挥作用。

参考文献

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文献

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参考文献引证文献

排序方式：

[1]

马新梅. 高校实物档案管理工作的创新思考[J]. 城建档案, 2020(7):69-70.

[2]

费鸿虹. 从高校校史馆建设谈高校实物档案的收集、整理及利用[J]. 办公室业务, 2017(5):63-64,70.

[3]

于金霞. 高职院校实物档案的整理和利用研究:以宝鸡职业技术学院为例[J]. 新西部:理论版, 2016(9):43,18.

[4]

汪倩秋, 王泽华, 刘顺, 等. 论高校声像、实物档案的开发与利用:以河海大学校史馆为例[J]. 档案与建设, 2016(3):34-36.

[5]

宋世叶. 高校实物档案编研的几点思考[J]. 兰台世界, 2013(5):126-127.

[6]

李燕. 浅谈高校实物档案管理[J]. 浙江档案, 2010(5):36.

2023年第49卷第2期

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接收时间：2023-01-05
首发时间：2025-11-20
出版时间：2023-04-25

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收稿日期：2023-01-05

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¹ 内蒙古科技大学档案馆,内蒙古包头 014010

² 内蒙古科技大学教务处,内蒙古包头 014010

³ 内蒙古中核实业有限公司核工业二〇八大队,内蒙古包头 014010

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2种不同金属材料的力学参数

科 Family	属数 Number of genus	种数 Number of species	占总种数比例 Percentage of total species (%)	属 Genus	种数 Number of species	占总种数比例 Percentage of total species (%)
鹅膏菌科Amanitaceae	2	11	5.26	鹅膏菌属 Amanita	10	4.78
小菇科 Mycenaceae	2	12	5.74	丝盖伞属 Inocybe	5	2.39
多孔菌科 Polyporaceae	8	14	6.70	蜡蘑属 Laccaria	5	2.39
红菇科 Russulaceae	3	23	11.00	小皮伞属 Marasmius	6	2.87
				小菇属 Mycena	11	5.26
				光柄菇属 Pluteus	5	2.39
				红菇属 Russula	17	8.13
				栓菌属 Trametes	5	2.39

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